Der Microsoft 365 Speicherort Deutschland ist für viele Betriebe nicht mehr automatisch gesichert: Seit dem 14. September 2026 gibt es im Admin Center einen neuen Schalter, der festlegt, ob E-Mails, Dateien, Teams-Chats und Copilot-Daten in Deutschland bleiben oder EU-weit gespeichert werden dürfen. Die Auswahl wird am 14. Dezember 2026 wirksam. Wir erklären, was sich ändert, wen es betrifft und wie Unternehmen und Arztpraxen in Wertheim und im Main-Tauber-Kreis jetzt vorgehen sollten.
Was ändert Microsoft beim Speicherort von Microsoft 365?
Die neue Einstellung heißt „Store Microsoft 365 customer data in-country“, auf Deutsch sinngemäß „Microsoft-365-Kundendaten im Land speichern“. Ist sie eingeschaltet, speichert Microsoft die ruhenden Daten weiterhin in Deutschland. Ist sie ausgeschaltet, darf Microsoft die Daten ab dem 14. Dezember 2026 regional innerhalb der EU Data Boundary ablegen, also in Rechenzentren irgendwo in der EU oder im EFTA-Raum.
Die EU Data Boundary ist Microsofts Zusage, dass Kundendaten von Cloud-Diensten innerhalb der Europäischen Union und der EFTA-Staaten gespeichert und verarbeitet werden. Diese Zusage bleibt unabhängig von der neuen Einstellung bestehen. Es geht also nicht um die Frage „EU oder USA“, sondern um „Deutschland oder irgendwo in Europa“.
Betroffen sind die Kerndienste, mit denen fast jeder Betrieb täglich arbeitet:
- Exchange Online (Postfächer, Kalender, Anhänge)
- SharePoint Online und OneDrive for Business
- Microsoft Teams (Chats, Kanalnachrichten, Besprechungsnachrichten)
- Microsoft 365 Copilot und Copilot Chat (gespeicherte Unterhaltungen)
Microsoft begründet den Schritt mit einer besseren Lastverteilung, um im EU- und EFTA-Raum einen leistungsfähigen Dienst aufrechtzuerhalten. Laut Microsoft bleiben Datenschutz, Sicherheit, Compliance und Verschlüsselung unverändert.
Wer ist betroffen und wer sieht die Einstellung?
Der Schalter erscheint bei kommerziellen Tenants, deren Standardregion Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden oder die Schweiz ist. Das betrifft praktisch jeden Betrieb in Baden-Württemberg, der Microsoft 365 Business oder Enterprise nutzt.
Ausgenommen sind Tenants, die den Datenstandort bereits über ein kostenpflichtiges Add-on geregelt haben, also Advanced Data Residency oder Multi-Geo. Außerdem weist Microsoft darauf hin, dass Tenants, die nicht am früheren Umzugsprogramm nach Deutschland teilgenommen haben, möglicherweise nicht berechtigt sind. Ändern kann die Einstellung nur ein Konto mit der Rolle globaler Administrator.
Welche Termine gelten?
| Datum | Was passiert |
|---|---|
| 14. September 2026 | Die Einstellung ist im Admin Center sichtbar und kann geändert werden. Am Speicherort ändert sich noch nichts. |
| Ab 14. September 2026 | Neu angelegte, berechtigte Tenants starten mit der Einstellung auf „Aus“. |
| 14. Dezember 2026 | Die gewählte Einstellung wird wirksam. Steht sie auf „Aus“, darf Microsoft beginnen, Daten EU-weit zu verschieben. |
| Nach dem 14. Dezember | Die Einstellung lässt sich jederzeit wieder einschalten. Die Rückverlagerung nach Deutschland dauert laut Microsoft aber rund sechs Monate. |
Ein Punkt ist in den Quellen widersprüchlich: Microsofts Dokumentation nennt „Aus“ als Standard ausdrücklich nur für neue Tenants. Für bestehende Tenants verweist Microsoft auf die Message-Center-Meldung MC1470878. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf eine Voreinstellung, sondern sehen Sie im eigenen Tenant nach.
Ist die Speicherung in der EU ein DSGVO-Problem?
Datenschutzrechtlich ist die EU-weite Speicherung in der Regel unkritisch. Die DSGVO unterscheidet zwischen der EU und Drittländern, und eine Verlagerung innerhalb der EU Data Boundary ist kein Drittlandtransfer im Sinne von Artikel 44 DSGVO. Ein Rechenzentrum in den Niederlanden ist aus Sicht der DSGVO genauso zulässig wie eines in Frankfurt.
Der eigentliche Knackpunkt sind Ihre eigenen Zusagen. Wenn Sie Kunden, Patienten oder Auftraggebern schriftlich zugesichert haben, dass Daten in Deutschland gespeichert werden, etwa in einem Auftragsverarbeitungsvertrag, einer Datenschutzerklärung oder einer Ausschreibung, dann stimmt diese Aussage nach dem 14. Dezember möglicherweise nicht mehr. Wer nichts tut, ändert also unbemerkt die Grundlage der eigenen Dokumentation.
Prüfen Sie deshalb gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob irgendwo „Speicherung in Deutschland“ versprochen wird. Branchen- oder Berufsvorgaben können ebenfalls eine Rolle spielen.
Speicherung in Deutschland oder EU: Was passt zu Ihrem Betrieb?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Aus unserer Erfahrung mit Kunden im Main-Tauber-Kreis lässt sich aber grob einordnen:
Arztpraxen und MVZ
Gesundheitsdaten sind besonders schutzbedürftig. Wenn Patientenkommunikation oder Dokumente in Microsoft 365 liegen, empfehlen wir die Speicherung in Deutschland, schon wegen der Erwartungen von Patienten und Kammern.
Kanzleien und Steuerberater
Mandantenverträge und AV-Verträge enthalten oft Standortzusagen. Hier lohnt sich die Aktivierung und ein kurzer Abgleich der Vertragsunterlagen.
Handwerk und KMU
Ohne vertragliche Zusagen ist die EU-weite Speicherung meist vertretbar. Wichtig ist, dass die Entscheidung bewusst getroffen und dokumentiert wird.
Betriebe mit Copilot
Gespeicherte Copilot-Unterhaltungen fallen ausdrücklich unter die Einstellung. Wer KI-Werkzeuge einführt, sollte den Speicherort gleich mit festlegen.
So prüfen Sie die Einstellung im Admin Center
Die Prüfung dauert nur wenige Minuten. Entscheidend ist, dass sie vor dem 14. Dezember erledigt wird, denn der Rückweg dauert ein halbes Jahr.
Globalen Administrator klären
Finden Sie heraus, wer in Ihrem Tenant die Rolle globaler Administrator hat. In vielen kleinen Betrieben ist das der IT-Dienstleister oder die Geschäftsführung selbst.
Einstellung aufrufen
Im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen > Organisationseinstellungen > Organisationsprofil > Datenstandort den Bereich „Verpflichtungen“ (Commitments) öffnen.
Aktuellen Stand prüfen
Steht „Microsoft-365-Kundendaten im Land speichern“ auf „An“ oder „Aus“? Nicht auf die Voreinstellung verlassen, sondern tatsächlich nachsehen.
Entscheidung treffen
Abgleichen, ob Verträge, Datenschutzerklärung oder Branchenvorgaben eine Speicherung in Deutschland verlangen. Dann den Schalter entsprechend setzen.
Dokumentieren
Die Entscheidung mit Datum und Begründung in der Datenschutzdokumentation festhalten, egal ob „An“ oder „Aus“. So ist später nachvollziehbar, dass jemand bewusst entschieden hat.
Praxisbeispiel: Eine Hausarztpraxis im Main-Tauber-Kreis
Nehmen wir eine typische Hausarztpraxis: Sie nutzt Microsoft 365 für E-Mail, Terminabsprachen im Team und die Ablage von Formularen in SharePoint. In der Datenschutzerklärung auf der Praxis-Website steht, dass alle Daten auf Servern in Deutschland gespeichert werden. Der globale Administrator ist der betreuende IT-Dienstleister, Meldungen aus dem Message Center liest in der Praxis niemand.
Ohne Eingriff darf Microsoft ab Mitte Dezember beginnen, Postfächer und Dokumente EU-weit zu speichern. Die Aussage auf der Website wäre dann nicht mehr zutreffend. Die Lösung ist ein Schalter im Admin Center und ein Vermerk in der Datenschutzdokumentation, zusammen keine Viertelstunde Aufwand. Mehr zu den Anforderungen an IT in Praxen finden Sie auf unserer Seite zur Medizin-IT für Arztpraxen.
Häufige Fragen zum Microsoft 365 Speicherort
Kann ich die Einstellung nach dem 14. Dezember noch ändern?
Ja, die Einstellung lässt sich jederzeit wieder einschalten. Waren die Daten zu diesem Zeitpunkt bereits EU-weit verteilt, dauert die Rückverlagerung nach Deutschland laut Microsoft aber rund sechs Monate. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass nicht alle Daten am 14. Dezember auf einmal umziehen.
Warum ist der Schalter bei mir ausgegraut oder nicht sichtbar?
Meist fehlt die Rolle globaler Administrator. Möglich ist auch, dass der Tenant nicht berechtigt ist, etwa weil Advanced Data Residency oder Multi-Geo gebucht ist oder der Tenant nicht am früheren Umzugsprogramm nach Deutschland teilgenommen hat. Kurz nach dem Start berichteten einige Administratoren von einem ausgegrauten Schalter, das hat sich nach Berichten inzwischen gelegt.
Kostet die Speicherung in Deutschland extra?
Nein, die Einstellung selbst ist in den berechtigten Tenants ohne Aufpreis enthalten. Kostenpflichtig ist nur das Add-on Advanced Data Residency, das einen erweiterten Umfang an Diensten und Zusagen abdeckt und für die meisten kleinen Betriebe nicht nötig ist.
Ändert sich etwas an Verschlüsselung oder Sicherheit?
Laut Microsoft nicht. Datenschutz-, Sicherheits-, Compliance- und Verschlüsselungszusagen bleiben unabhängig vom Speicherort gleich. Die Einstellung betrifft ausschließlich den physischen Speicherort der ruhenden Daten.
Fazit: Microsoft 365 Speicherort Deutschland jetzt bewusst festlegen
Der Microsoft 365 Speicherort Deutschland ist kein DSGVO-Notfall, aber eine Entscheidung mit Frist. Wer bis zum 14. Dezember 2026 nicht nachsieht, riskiert, dass eigene Zusagen an Kunden oder Patienten nicht mehr stimmen, und muss dann ein halbes Jahr auf die Korrektur warten. Die CoKom GmbH prüft als Microsoft-Partner für Unternehmen und Arztpraxen in Wertheim, im Main-Tauber-Kreis und in ganz Baden-Württemberg die Einstellung in Ihrem Tenant und dokumentiert die Entscheidung. Einen Überblick über unsere Betreuung für Microsoft 365 und Cloud finden Sie unter IT-Leistungen der CoKom GmbH.