Die Microsoft 365 neuen Funktionen aus dem Juli-Rollout sind inzwischen in vielen Tenants angekommen. Für Unternehmen und Praxen in Wertheim und im Main-Tauber-Kreis heißt das: Es sind Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen dazugekommen, die niemand bestellt hat und die trotzdem konfiguriert werden wollen. Ohne Prüfung bleibt der Mehrwert ungenutzt und mancher Zusatzvertrag läuft doppelt.
Was Microsoft in die bestehenden Pläne gelegt hat
Microsoft hat zum 1. Juli 2026 Funktionen in die vorhandenen Microsoft-365-Pläne aufgenommen, die vorher separat lizenziert werden mussten oder höheren Editionen vorbehalten waren. Die Aktivierung erfolgte nicht auf einen Schlag, sondern schrittweise über den Sommer, in vielen Tenants bis Anfang August. Angekündigt werden die einzelnen Änderungen über das Message Center im Microsoft-365-Adminportal, in der Regel mit rund 30 Tagen Vorlauf.
Die Erweiterungen verteilen sich auf drei Bereiche: KI-Funktionen rund um Copilot Chat, Sicherheitsfunktionen im Bereich E-Mail-Schutz sowie Geräteverwaltung über Intune. Parallel wurden die Listenpreise mehrerer kommerzieller Suiten angehoben. Die neuen Preise greifen nicht sofort, sondern zur nächsten Vertragsverlängerung.
| Bereich | Was dazugekommen ist | Betroffene Pläne |
|---|---|---|
| E-Mail-Schutz | Defender for Office 365 Plan 1 im Lieferumfang | Office 365 E3, Microsoft 365 E3 |
| Linkschutz | Safe Links standardmäßig aktiviert | Office 365 E1, Business Basic, Business Standard |
| Geräteverwaltung | Remote Help, Advanced Analytics, Endpoint Privilege Management | Microsoft 365 E3 und E5 |
| Postfachspeicher | Zusätzlicher Speicher je Postfach | Business-Pläne |
| KI | Copilot Chat mit Zugriff auf Postfach und Kalender, Agentenmodus in den Office-Apps | Breit über die Suiten hinweg |
Warum das nicht von allein gut geht
Neue Sicherheitsfunktionen im Lizenzumfang bedeuten nicht, dass sie im Sinne des Unternehmens konfiguriert sind. Defender for Office 365 entfaltet seine Wirkung erst mit Richtlinien für Anti-Phishing, sichere Anhänge und sichere Links. Wer die Funktion einfach im Tenant liegen lässt, hat sie bezahlt, aber nicht im Einsatz.
Bei Copilot Chat ist die Lage umgekehrt. Die Funktion ist da und wird von Mitarbeitenden ausprobiert, unabhängig davon, ob im Unternehmen jemand über den Umgang mit vertraulichen Daten entschieden hat. In einer Steuerkanzlei oder einer Arztpraxis ist das kein akademisches Thema. Sensitivitätslabels und Richtlinien zur Verhinderung von Datenabfluss greifen inzwischen auch bei KI-gestützten Inhalten, sie müssen aber gesetzt sein.
Der Lizenzeffekt wird oft übersehen: Wenn Funktionen jetzt im Plan enthalten sind, die bisher als Add-on eingekauft wurden, laufen diese Zusatzlizenzen unter Umständen doppelt weiter. Ein Abgleich zwischen tatsächlich genutzten und beauftragten Lizenzen lohnt sich in diesem Sommer besonders.
Fünf Punkte, die Sie jetzt prüfen sollten
Message Center durchsehen
Welche Änderungen wurden für Ihren Tenant angekündigt und welche sind bereits aktiv? Das Message Center ist die einzige verlässliche Quelle für den Stand im eigenen Mandanten.
Defender-Richtlinien setzen
Prüfen Sie, ob Anti-Phishing-, Safe-Links- und Safe-Attachments-Richtlinien für alle Benutzer greifen und nicht nur für eine Testgruppe aus der Einführungsphase.
Umgang mit Copilot Chat regeln
Legen Sie fest, welche Daten in KI-Funktionen verarbeitet werden dürfen, und hinterlegen Sie das technisch über Sensitivitätslabels und DLP-Richtlinien. Eine kurze schriftliche Regelung für Mitarbeitende gehört dazu.
Lizenzbestand abgleichen
Add-on-Lizenzen identifizieren, deren Funktion jetzt im Basisplan enthalten ist, und zum nächsten Verlängerungstermin kündigen.
Vertragstermine notieren
Die neuen Listenpreise greifen zur nächsten Verlängerung. Wer seine Termine kennt, kann Laufzeiten und Nutzerzahlen vorher überprüfen statt danach.
Ein Beispiel aus der Region
Ein mittelständischer Zulieferbetrieb im Main-Tauber-Kreis arbeitet mit Microsoft 365 Business Standard und hat vor zwei Jahren zusätzlich einen externen Mailfilter eingeführt, weil der Basisschutz nicht ausreichte. Mit dem Juli-Rollout ist Safe Links standardmäßig aktiv. Das ersetzt eine spezialisierte Lösung nicht, verändert aber die Bewertung: Manche Schutzschicht ist nun doppelt vorhanden, während andere Lücken, etwa beim Schutz vor kompromittierten internen Konten, weiterhin offen sind.
Der sinnvolle Schritt ist deshalb kein Kündigungsschreiben, sondern eine Gegenüberstellung: Was leistet der Basisschutz jetzt, was leistet die Zusatzlösung, und wo bleibt eine Lücke, die keine der beiden abdeckt.
Arztpraxen
Bei KI-Funktionen ist die Verarbeitung von Patientendaten der kritische Punkt. Regelungen und Labels sollten vor der breiten Nutzung stehen.
Kanzleien
Mandantenbezogene Dokumente brauchen klare Klassifizierung, bevor Copilot Chat auf Postfach und Dateien zugreift.
Produktion und Handel
Intune-Funktionen wie Remote Help erleichtern die Unterstützung von Mitarbeitenden an verteilten Standorten ohne zusätzliche Werkzeuge.
Kleine Teams
Auch ohne eigene IT-Abteilung gilt: Die neuen Sicherheitsfunktionen wirken erst mit Richtlinien. Standard bedeutet nicht optimal.
Wie CoKom unterstützt
Die CoKom GmbH ist Microsoft-Partner und prüft für Kunden in Wertheim, im Main-Tauber-Kreis und in ganz Baden-Württemberg, welche Funktionen im jeweiligen Tenant tatsächlich angekommen sind, welche Richtlinien fehlen und wo sich Zusatzlizenzen einsparen lassen. Weitere Informationen zu unserem Leistungsspektrum finden Sie unter Leistungen, praxisspezifische Anforderungen behandeln wir unter Medizin-IT.
Fazit
Die Microsoft 365 neuen Funktionen sind in den meisten Tenants inzwischen aktiv. Der Mehrwert entsteht aber nicht durch die Aktivierung, sondern durch Konfiguration: Defender-Richtlinien setzen, Regeln für KI-Funktionen festlegen, Lizenzbestand bereinigen. Wer das jetzt erledigt, geht mit sauberem Stand in die nächste Vertragsverlängerung.
Die CoKom Computer & Kommunikation GmbH aus Wertheim übernimmt diese Prüfung für Unternehmen und Praxen in Baden-Württemberg: Zu unseren Leistungen.